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《数据保存管理规定：确保数据安全与高效利用的准则》
在当今数字化时代，数据已成为企业和组织的重要资产，无论是商业运营、科研创新还是日常管理，数据都发挥着关键作用，为了确保数据的安全性、完整性、可用性和合规性，制定一套完善的数据保存管理规定至关重要，本规定旨在规范数据的生成、存储、使用、共享和销毁等各个环节，以保障数据的价值得到最大程度的发挥。
适用范围
本规定适用于公司内所有涉及数据处理和存储的部门和人员，包括但不限于业务部门、信息技术部门、财务部门等。
数据分类与分级
1、数据分类
根据数据的性质和用途，将数据分为以下几类：
（1）业务数据：包括客户信息、销售数据、市场数据等与公司业务运营直接相关的数据。
（2）财务数据：如财务报表、预算数据、成本数据等。
（3）人力资源数据：员工信息、考勤记录、绩效数据等。
（4）技术数据：产品设计图纸、研发数据、技术文档等。
（5）其他数据：如行政办公数据、文化活动数据等。
2、数据分级
根据数据的重要性和敏感性，对数据进行分级管理：
（1）核心数据：对公司业务运营和发展具有关键影响的数据，如客户关键信息、财务核心数据等，应采取最高级别的安全保护措施。
（2）重要数据：对公司业务有重要影响的数据，如重要客户信息、业务关键指标等，应给予较高的安全保护。
（3）一般数据：相对不重要的数据，如行政办公文件、普通员工信息等，可以采用较为常规的管理措施。
数据生成与采集
1、明确数据生成的责任部门和人员，确保数据的准确性和完整性。
2、遵循相关业务流程和规范进行数据采集，保证数据的合法性和合规性。
3、对采集的数据进行初步审核和验证，及时发现和纠正错误数据。
数据存储
1、选择合适的数据存储介质，如硬盘、磁带、云存储等，并确保存储介质的可靠性和安全性。
2、根据数据的分类和分级，将数据存储在相应的存储区域，设置不同的访问权限。
3、定期对存储的数据进行备份，以防止数据丢失或损坏，备份数据应存储在不同的物理位置，并定期进行恢复测试。
4、建立数据存储管理制度，规范数据的存储方式、存储期限和存储环境等。
数据使用
1、明确数据的使用目的和范围，严格按照授权使用数据。
2、建立数据使用审批流程，对超出授权范围的数据使用进行审批。
3、在使用数据时，应遵循相关法律法规和公司规定，保护数据的隐私和安全。
4、对数据的使用情况进行记录和跟踪，以便进行审计和监督。
数据共享
1、建立数据共享机制，明确数据共享的条件、流程和责任。
2、在进行数据共享时，应确保数据的安全性和合规性，采取必要的加密和脱敏措施。
3、对数据共享的对象进行严格的身份验证和授权管理，防止数据被非法访问和滥用。
4、定期对数据共享情况进行评估和审计，及时发现和纠正问题。
数据销毁
1、当数据不再需要时，应及时进行销毁。
2、制定数据销毁的流程和方法，确保数据被彻底销毁，无法恢复。
3、对销毁的数据进行记录和验证，以保证销毁工作的有效性。
4、定期对数据销毁情况进行检查和监督，防止数据被非法留存。
数据安全管理
1、建立数据安全管理制度，明确数据安全的责任和义务。
2、加强网络安全防护，防止网络攻击和数据泄露。
3、对数据进行加密处理，保护数据的机密性。
4、定期进行数据安全审计和风险评估，及时发现和解决安全隐患。
培训与教育
1、定期组织数据管理相关的培训和教育活动，提高员工的数据安全意识和技能。
2、培训内容包括数据分类与分级、数据生成与采集、数据存储与使用、数据共享与销毁等方面的知识和技能。
3、通过培训和教育，使员工了解数据管理的重要性，掌握数据管理的方法和技巧，提高员工的数据管理水平。
十一、监督与检查
1、建立数据管理监督与检查机制，定期对数据管理工作进行检查和评估。
2、检查内容包括数据管理制度的执行情况、数据的安全性和完整性、数据的使用和共享情况等。
3、对检查中发现的问题及时进行整改和处理，对违反数据管理规定的行为进行严肃处理。
十二、附则
1、本规定自发布之日起生效，如有修订，另行通知。
2、本规定由公司信息技术部门负责解释和执行。
通过以上数据保存管理规定的实施，公司将能够有效地管理和保护数据资产，确保数据的安全、完整、可用和合规，通过规范数据的生成、存储、使用、共享和销毁等环节，公司将能够提高数据的利用效率，为公司的业务发展提供有力支持，各部门和人员应严格遵守本规定，共同维护公司的数据安全和利益。
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