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《档案管理保密制度管理办法》
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总则
1、为了加强档案管理中的保密工作，确保档案信息的安全，根据国家有关法律法规以及档案管理的相关规定，结合本单位实际情况，特制定本办法。
2、本办法适用于本单位所有涉及档案管理和使用的部门及人员。
保密范围
1、绝密级档案
- 包含涉及国家安全、重大战略决策部署、尖端科学技术等方面的档案资料，与国防安全相关的军事科研项目的核心研发资料，这些资料一旦泄露可能会对国家的军事安全造成严重威胁；国家重大外交决策中的未公开谈判策略和底线文件，其泄露可能影响国际关系格局。
2、机密级档案
- 包括单位的核心商业机密、尚未公开的重大科研成果的关键数据等，企业的新产品研发计划中涉及的独特技术工艺和市场战略规划，泄露会使企业在市场竞争中处于劣势；科研单位尚未发表的具有重大突破的科研成果的中间实验数据，可能被竞争对手利用而抢先发布成果。
3、秘密级档案
- 如单位内部人事任免的讨论稿、员工工资福利调整的初步方案等人事档案信息，这些信息的过早泄露可能引起内部员工的不稳定情绪；还有一般性的业务往来中涉及的价格策略、尚未履行完毕的合同条款等商务档案内容。
档案保密管理措施
1、人员管理
保密教育与培训：对所有涉及档案管理和接触档案的人员，定期开展保密教育与培训活动，培训内容包括国家保密法律法规、档案保密制度、保密技术防范知识等，通过培训，提高人员的保密意识和保密技能，如新入职员工必须参加不少于[X]小时的保密入门培训，老员工每年也要接受至少[X]小时的保密更新培训。
人员审查与准入：对拟从事档案管理工作的人员进行严格的政治审查和背景调查，确保其政治可靠、品行端正、无不良记录，特别是对于涉及绝密级档案管理岗位的人员，要进行更深入的审查，包括家庭关系、社会交往等方面的调查。
签订保密协议：所有接触档案的人员都要与单位签订保密协议，明确保密的范围、责任、义务以及违反保密协议的处罚措施，保密协议中应规定，一旦发现人员有违反保密协议的行为，将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚，构成犯罪的将依法追究刑事责任。
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2、档案存储管理
物理安全防护：档案存储场所要具备完善的物理安全防护措施，对于绝密级档案，要设置专门的保险柜存放，保险柜应具备防火、防水、防盗、防电磁干扰等功能，存储场所要安装监控摄像头、门禁系统等安全防范设备，并且实行24小时专人值班制度，监控摄像头要保证无死角覆盖存储区域，门禁系统要采用指纹识别或密码加刷卡等多重验证方式，只有授权人员才能进入。
分类存储与标识：按照档案的保密级别进行分类存储，在档案库房内，不同保密级别的档案要分区域存放，并设置明显的标识，绝密级档案存储区要用红色标识，机密级用黄色标识，秘密级用蓝色标识，在每个档案盒上也要标明保密级别、档案名称、编号等信息，方便管理和查找。
存储环境管理：档案存储环境要符合相关标准要求，保持适宜的温度、湿度，防止档案纸张发霉、变质，对于电子档案的存储，要采用专业的存储设备，如磁盘阵列，并且要定期进行数据备份，备份数据要异地存放，纸质档案存储的温度要控制在14 - 24℃，湿度要保持在45% - 60%。
档案借阅与使用保密规定
1、借阅审批
- 任何人员借阅档案都必须办理借阅审批手续，对于绝密级档案，要经过单位最高领导审批；机密级档案要经过部门主管领导和档案管理部门负责人审批；秘密级档案要经过档案管理部门相关人员审批，借阅审批表中要注明借阅人姓名、部门、借阅目的、借阅期限等信息。
2、借阅登记与跟踪
- 建立档案借阅登记制度，借阅人在借阅档案时，要在借阅登记簿上详细登记借阅的档案名称、编号、保密级别、借阅日期等信息，档案管理部门要对借阅档案进行跟踪管理，在借阅期限届满前提醒借阅人归还档案，如果借阅人需要续借，要重新办理审批手续。
3、使用限制
- 借阅人在使用档案过程中，要严格按照借阅审批时确定的使用目的使用档案，不得将档案转借他人，不得在档案上进行涂改、标记等破坏性行为，对于电子档案，借阅人只能在规定的设备上使用，并且要遵守相关的操作规范，如禁止私自复制、下载电子档案等。
档案解密与销毁保密规定
1、解密管理
- 档案的解密要按照国家有关规定和单位内部的解密程序进行，绝密级档案的解密要经过单位保密委员会的审议，报上级主管部门批准；机密级和秘密级档案的解密要由档案管理部门提出建议，经部门主管领导审核后报单位领导批准，解密后的档案要及时调整保密级别标识。
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2、销毁管理
- 对于需要销毁的档案，要编制销毁清单，销毁清单要详细列出销毁档案的名称、编号、保密级别、数量等信息，销毁档案要采用安全可靠的方式，对于纸质档案，可以采用粉碎、焚烧等方式；对于电子档案，要采用数据擦除或物理销毁存储介质等方式，销毁过程要有专人监督，并且要做好销毁记录，销毁记录要保存[X]年以上。
监督与检查
1、内部监督机制
- 单位成立保密监督小组，定期对档案管理保密工作进行检查，检查内容包括档案保密制度的执行情况、人员保密工作情况、档案存储与使用情况等，保密监督小组要制定详细的检查计划和检查表，每次检查后要形成检查报告，指出存在的问题并提出整改建议。
2、外部监督与协作
- 积极配合国家保密行政管理部门的监督检查工作，按照要求及时报送档案保密工作的相关信息，对于国家保密行政管理部门提出的整改意见要认真落实，加强与同行业单位在档案保密工作方面的交流与协作，学习借鉴先进的保密管理经验和技术手段。
奖惩制度
1、奖励措施
- 对在档案保密工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，奖励方式包括颁发荣誉证书、给予物质奖励等，对于及时发现并阻止档案泄密事件的人员，给予[X]元的奖励，并在单位内部通报表扬。
2、处罚措施
- 对违反档案保密制度的部门和个人，按照保密协议和本单位的相关规定进行处罚，如对因疏忽导致档案轻微泄密的人员给予警告处分，并扣除当月绩效奖金；对故意泄露档案机密的人员，解除劳动合同，并依法追究其法律责任。
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