《数据治理企业文件归档范围全解析》
一、数据治理政策与规划文件
（一）战略规划
数据治理企业的战略规划文件是整个企业数据治理走向的蓝图，它包括企业对数据治理的长期目标设定，例如在未来3 - 5年甚至更长期内，企业期望达到的数据质量标准、数据安全防护等级以及数据在企业业务流程中的优化程度等，这些文件记录了企业高层对于数据治理在提升企业竞争力、支持业务创新等方面的战略考量，是企业数据治理工作的根本指导方向。
图片来源于网络，如有侵权联系删除
（二）政策制度
1、数据标准政策
明确企业内各类数据的标准格式、编码规则等，对于客户信息数据，规定姓名的格式为姓在前名在后，中间无空格，编码按照国家统一的身份识别编码规则等，这些政策确保了企业数据的一致性和规范性，避免因数据格式混乱导致的业务错误和效率低下。
2、数据安全政策
涵盖数据访问权限的设定、数据加密要求、数据泄露应急处理流程等内容，根据员工的岗位职能划分不同的数据访问级别，研发人员只能访问与项目相关的测试数据，财务人员只能访问财务相关数据等，规定对敏感数据如客户财务信息、企业核心技术数据等进行加密存储和传输，一旦发生数据泄露事件，要有详细的应急响应流程，包括如何及时通知受影响的客户、如何进行数据溯源和修复等。
二、数据管理流程相关文件
（一）数据采集文件
1、数据源清单
详细列出企业数据的来源，包括内部业务系统（如ERP系统、CRM系统）、外部数据源（如市场调研机构提供的数据、合作伙伴共享的数据）等，对于每个数据源，要记录其数据更新频率、数据质量评估情况等信息，ERP系统中的库存数据每天更新一次，数据准确性经过内部审计达到98%以上。
2、数据采集规则
明确数据采集的方法、频率和责任人，对于销售数据的采集，规定销售部门的员工每天下班前通过特定的销售管理系统录入当天的销售订单信息，数据采集的准确性由录入员工负责，部门主管进行定期抽检。
（二）数据存储文件
1、存储架构图
展示企业数据的存储结构，包括数据仓库、数据湖等不同存储形式的布局，以及各存储单元之间的关系，企业的数据仓库按照主题区域分为销售主题、财务主题、人力资源主题等，数据湖则存储原始的、未经处理的海量数据，数据从数据湖经过清洗、转换后流入相应的数据仓库主题区域。
2、存储介质与容量管理
记录企业使用的存储介质（如磁盘阵列、磁带库等），以及对存储容量的管理策略，包括如何监控存储容量的使用情况，当存储容量达到一定阈值（如80%）时的预警机制和扩展计划等。
（三）数据处理与转换文件
1、数据清洗规则
规定对采集到的数据进行清洗的具体操作，如去除重复数据、纠正错误数据等，对于客户联系电话数据，清洗规则可能包括去除电话号码中的非数字字符，统一将号码格式化为“+国家代码 - 地区代码 - 电话号码”的形式。
图片来源于网络，如有侵权联系删除
2、数据转换逻辑
详细描述数据从一种格式或结构转换为另一种格式或结构的逻辑，将业务系统中的日期格式从“年/月/日”转换为“日 - 月 - 年”以满足数据分析工具的要求，同时要记录转换过程中的数据映射关系和可能出现的异常处理方式。
三、数据质量评估与监控文件
（一）数据质量评估指标
1、准确性指标
定义如何衡量数据的准确程度，例如对于财务数据，准确性指标可以是与实际财务报表的偏差率；对于客户信息数据，准确性指标可以是信息的完整度（如姓名、地址、联系方式等必填项的填写完整比例）。
2、完整性指标
除了上述提到的客户信息数据的完整性，还包括业务流程中各个环节数据的完整性，如订单处理流程中，订单号、产品信息、客户信息、发货地址等数据项的完整程度对整个业务流程的顺利进行至关重要。
3、及时性指标
确定各类数据的及时更新要求，库存数据需要实时或每隔一定时间（如15分钟）更新一次，以确保企业能够及时掌握库存水平，做出合理的生产和销售决策。
（二）监控报告
定期的数据质量监控报告记录了数据质量指标的实际评估结果，这些报告按照一定的周期（如每周、每月）生成，展示数据在准确性、完整性、及时性等方面的实际表现，分析数据质量波动的原因，并提出改进建议，如果某一周的销售数据准确性下降，监控报告要深入分析是数据录入错误、系统故障还是其他原因导致的，并针对原因提出相应的改进措施，如加强员工培训、优化系统数据验证功能等。
四、数据安全与隐私保护文件
（一）安全审计文件
1、审计日志
记录所有与数据访问、数据操作相关的日志信息，包括谁在什么时间访问了哪些数据、进行了何种操作（如查询、修改、删除）等，这些审计日志是数据安全事件追溯和调查的重要依据，能够帮助企业发现潜在的数据安全威胁和违规操作。
2、审计结果报告
根据审计日志生成的审计结果报告，总结数据安全审计的发现，如是否存在异常的数据访问行为、是否有未授权的操作等，报告还应提出针对审计发现问题的整改建议，如加强用户权限管理、完善数据访问控制策略等。
（二）隐私政策文件
图片来源于网络，如有侵权联系删除
1、客户隐私声明
明确企业如何收集、使用、存储和保护客户的隐私信息，向客户清晰说明企业在业务运营过程中涉及到客户隐私数据的各个环节，以及企业为保护客户隐私所采取的措施，如严格的数据访问限制、数据匿名化处理等。
2、内部隐私管理规定
规范企业内部员工对客户隐私数据的处理流程，规定员工在接触客户隐私数据时必须遵守保密协议，不得将客户数据用于非业务目的，并且在数据传输和共享过程中要确保数据的隐私性得到保护。
五、数据治理项目文档
（一）项目计划与进度文件
1、项目计划书
详细阐述数据治理项目的目标、范围、任务分解、时间安排、资源分配等内容，一个为期一年的数据治理项目，计划书中要明确前三个月进行数据现状调研，接下来的六个月进行数据标准制定和数据清洗工作，最后三个月进行数据质量监控体系的建立和项目验收等。
2、项目进度报告
按照项目计划的时间节点，定期汇报项目的实际进展情况，项目进度报告包括已完成的任务、未完成的任务及其原因、是否存在项目风险（如技术难题、资源短缺）以及应对风险的措施等内容。
（二）项目成果文件
1、数据治理方案
作为项目的核心成果，数据治理方案全面阐述了企业数据治理的整体架构、管理流程、技术实现等内容，它是企业数据治理工作的操作手册，涵盖了从数据采集到数据应用的各个环节的治理措施和规范。
2、项目验收报告
在项目结束时，由项目相关方（如企业管理层、业务部门代表、技术团队等）共同参与验收，并出具项目验收报告，验收报告对项目是否达到预期目标、项目成果的质量、项目对企业数据治理能力的提升等方面进行评估和总结。
数据治理企业文件归档范围涵盖了从政策规划到项目实施的各个方面，这些文件对于企业保障数据质量、提升数据安全性和推动数据治理工作的持续发展具有至关重要的意义。
评论列表